Nemoc zkušeného zaměstnance, nečekaný odchod technika nebo výpadek subdodavatele dokážou malé firmě během pár dnů pořádně zkomplikovat provoz. Co řešit jako první, kde hledat náhradu a za co raději neutratit ani korunu navíc?
Nehledejte hned náhradu za celého člověka
Když odejde zaměstnanec, který měl na starosti důležitou agendu, první myšlenka bývá jasná: potřebujeme někoho nového. Jenže možná vůbec nepotřebujete dalšího člověka na celý úvazek. Potřebujete zvládnout konkrétní práci, která bez něj stojí. A to je docela rozdíl.
Představte si výrobní firmu, jejíž technolog náhle onemocní. Běžná výroba může pokračovat podle hotových postupů, ale nikdo neumí nastavit stroje pro nové zakázky. Zkušený externista na několik hodin týdně může vyřešit právě tuto část práce. Zbytek týmu pokračuje dál. Podobně můžete postupovat u účetní agendy, správy e-shopu nebo odborných servisních činností.
Než začnete poptávat náhradu, položte si tři otázky:
- Co musí fungovat ještě dnes?
- Co zvládnou kolegové s krátkým zaškolením?
- Co může počkat do návratu zaměstnance?
Spočítejte ztrátu, kterou náhrada odvrátí
Hodinová sazba záskoku sama o sobě mnoho neřekne. Důležitější je, co vám náhradní pracovník umožní dokončit. Pokud externista požaduje 30 000 Kč a bez něj nedodáte zakázku s příspěvkem na úhradu nákladů a zisku ve výši 70 000 Kč, může dávat jeho najmutí smysl. Pokud stejná pomoc zachrání práci, na které vyděláte sotva 10 000 Kč, musíte hledat jiné řešení.
U každé ohrožené zakázky si zvlášť napište očekávaný příjem, náklady, které ještě musíte zaplatit, a případné sankce za prodlení. Pozor na jednu častou chybu: ztracená zakázka není totéž co ztracený zisk. Když zakázku neuskutečníte, některé výdaje na materiál či dopravu vám odpadnou.
Počítejte rovněž se skrytými náklady. Nováček potřebuje zaškolení, kolegové mu věnují čas a expresní přeprava může spolknout další tisíce. Krizový rozpočet na dva týdny vám ukáže, kolik stojí jednotlivé varianty. Vyberte tu, která ochrání nejdůležitější zakázky, aniž by zbytečně zatížila zbytek firmy.
Se zákazníky vyjednávejte dřív, než nastane skluz
Slibovaný termín má svou váhu, to ale neznamená, že musíte za každou cenu platit víkendové směny nebo drahé expresní služby. Někdy zákazník potřebuje jen část objednávky, aby sám nemusel zastavit provoz. Zbytek může převzít o pár dnů později.
Pokud například dodáváte 200 kusů vybavení do obchodní sítě, zjistěte, zda zákazníkovi nestačí nejprve 80 kusů pro první prodejny. Zbývající dodávku rozdělíte do dalších termínů. Ušetříte náklady na hektické dokončování celé objednávky a zákazník získá to, co právě potřebuje.
Pokud původní termín nemůžete dodržet, nabídněte zákazníkovi konkrétní možnosti:
- Dodání po částech – Nejdříve odešlete výrobky, které zákazník potřebuje pro nejbližší provoz.
- Dočasné náhradní řešení – U některých služeb či výrobků můžete nabídnout zapůjčení techniky nebo přechodnou alternativu.
- Změnu pořadí prací – Se souhlasem zákazníka dokončete nejprve činnosti, na které navazuje další dodavatel.
Každou změnu termínu či rozsahu si potvrďte písemně. Předejdete sporům o cenu i případné sankce.
Náhradní dodavatel změní i platební kalendář
U zavedeného subdodavatele jste možná měli splatnost faktury 30 dnů. Nový partner ale může chtít předem polovinu ceny nebo rovnou celou úhradu. A tak, přestože zakázka zůstává výdělečná, na účtu může dočasně chybět hotovost.
Než sáhnete do peněz určených na mzdy či pravidelné provozní platby, zkuste domluvit postupné úhrady. Zálohu můžete omezit na materiál a další část zaplatit po převzetí první dodávky. U vlastního zákazníka zase prověřte, zda smlouva umožňuje průběžnou fakturaci. Jen nepřesouvejte finanční problém bez rozmyslu na další firmy v řetězci.
Pokud potřebujete rychle uhradit náhradní výrobu, může připadat v úvahu půjčka pro podnikatele. V takovém případě je užitečné oddělit mimořádný výdaj od běžného provozu a vědět, ze kterých úhrad zákazníků budete splácet. Do propočtu zahrňte cenu financování i možnost, že zákazník zaplatí později, než předpokládáte.
Zkontrolujte, co zůstalo jen v hlavě jednoho člověka
Zastupování často komplikuje maličkost. Jeden zaměstnanec zná všechny kontakty, druhý má přístup k důležitému systému a externista jako jediný ví, jak správně nastavit objednávkový proces. Náhradník může být šikovný, ale bez podkladů první dny jen dohledává informace.
Nepotřebujete tlusté provozní manuály. Začněte sdíleným přehledem rozpracovaných zakázek, termínů, kontaktů a umístění dokumentů. U citlivých účtů nastavte firemní správu přístupů tak, aby oprávněný zástupce mohl v nouzi navázat na práci kolegy.
Při přípravě zastupitelnosti se zaměřte také na drobnosti, které běžně unikají pozornosti:
- Nepsané dohody se zákazníky – Zaznamenejte individuální požadavky a slíbené výjimky, které nenajdete ve smlouvách.
- Rozpracovaná rozhodnutí – Uveďte, na čí schválení zaměstnanec čeká a co má následovat.
- Kontakty pro mimořádné situace – Určete, komu zavolat při poruše nebo problému s dodávkou, když běžný kontaktní pracovník nereaguje.
Poučte se z krize a snižte riziko dalších ztrát
Jakmile vše zase běží, projděte skutečné náklady:
- Kolik stál záskok?
- Co přinesly přesčasy?
- Která dodávka se opozdila a které výdaje byly nakonec zbytečné?
Nesnažte se vytvořit dokonalý plán pro každou možnou pohromu. Vyberte jednu nebo dvě slabiny, které vás tentokrát stály nejvíc.
Možná zjistíte, že vám chybí druhý proškolený pracovník, smlouva se záložním dodavatelem nebo vlastní zařízení, kvůli němuž nemusíte čekat na externí servis. Větší změny si zaslouží samostatný propočet. Pokud pořizujete techniku či rozšiřujete odborný tým, můžete vedle vlastních peněz zvážit také podnikatelský úvěr. Rozhodujte podle toho, jak často vás dané omezení skutečně brzdí a kolik stojí jeho odstranění.
A hlavně si ponechte kontakty na lidi, kteří vám během výpadku pomohli. Ověřený specialista či spolehlivý menší dodavatel má pro malou firmu často větší cenu než dlouhý seznam firem nalezených narychlo na internetu. Při dalším problému budete přesně vědět, komu zavolat a jakou práci mu svěřit.
